データ管理を楽チンに

オフィス

時代に乗り遅れない

紙ベースでの書類保存は昔ながらの方法ですが、スペースを取ることに加え、管理も難しく、また情報が流出するリスクも高いために、現在は敬遠されがちです。現代のデータ管理といえばやはり電子化が主流で、オンラインストレージに保存しておくというのが一般的な方法でしょう。オンラインストレージというのはネット上にデータを保存する方法のことで、いつでも簡単に情報を引き出せることに加え、データの管理も簡単です。セキュリティ面の強化もしやすく、それでいて社員や会社の中でデータを共有しやすいという魅力があります。ただし、オンラインストレージにはいくつか注意しなければ行けない点があるのも事実です。ひとつは先にも説明したセキュリティ上のもので、第三者に容易にアクセスされないよう対策をしておく必要があります。キーを複数用意しておくこと、アクセスするPCは日常的にネットに繋がず、ストレージを使用するときだけオンラインにするなどの工夫が必要でしょう。次に、管理権限の設定も重要です。オンラインストレージにアクセスできる権限を限定化し、外部への情報漏えいを防ぎ、また、万が一のトラブルがあってもデータが社内への漏えいでとどまるようにしておく必要もあります。いくつか気をつけなければいけないことはありますが、オンラインストレージは非常に便利なサービスであることに変わりありません。これからの時代は仕事を効率化する意味でも、オンラインストレージなしではしごとができないと言える、そんな時代になるかもしれません。

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